高中社團實用工具與心態 : 社長學姊的 8 個管理方法(下)

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參加社團對很多同學而言,是高中青春不可或缺的一部分。不過要順利帶領一個社團,可不像表面上看起來這麼輕鬆愉快!各位對於管理社團的迷茫無助小邊都聽到了,於是,小編決定將自己高中擔任社長的經驗整理給各位參考,希望能給大家一些方向和幫助!

小編一共整理了 8 個管理方法,而這 8 個方法又分成溝通、工具和心法三個類別。在上篇文章中,小編已經介紹了 3 個溝通相關的理論與技巧,以及 1 個實用工具。而今天將跟大家分享剩下的 2 個工具與 2 個心法。如果你對於管理社團還是有所疑問,或是想先了解接幹後的生活,絕對要把這篇文章看到最後!

💡還沒看過上篇文章?先看完上篇再回來 : 高中社團幹部好難當!社長學姊的 8 個管理方法(上) ── 溝通與工具篇

3 類實用工具一次收藏

在上篇文章中,小編有整理了資料管理工具。接下來就讓我們一起來看看另外兩類實用工具吧!

內容圖像化工具 : 社群時代必學的功課

在社群媒體影響之下,多數人對於圖片的接受度已經比對文字高許多。因此,面對圖片比文字更容易被理解的社群時代,小編會建議大家在經營社團時,盡可能將你要宣達或統整的資訊內容圖像化,讓大家接收資訊更順利,也能讓社團運作事半功倍。

不過,資訊內容圖像化聽起來很複雜,究竟該如何實際應用在社團經營上呢?

內容圖像化的工具應用方法非常多元,小至在傳訊息宣達事項的多使用表情符號或表情貼,大至使用簡報表達提案想法、用資訊圖表 (infographic) 整理會議記錄。簡單來說,只要在表達時多使用圖像替代文字,就能讓被管理者更輕鬆愉快地接收訊息,提升社團運作效率。

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這三者之中,大家最不熟悉的應該是資訊圖表 (infographic)。資訊圖表簡單來說分成九種 : 數據圖、資訊圖、時間軸、流程圖、地圖、比較圖、階層圖、清單、履歷。其中在經營社團時,大家可以多用資訊圖、流程圖和清單,來整理會議紀錄或傳達活動相關訊息。

💡關於 Infographic 的更詳細介紹 : What Are the 9 Types of Infographics? (+Infographic Templates)

而大家也不用擔心做圖很費時,或是自己沒有美術細胞沒辦法做出好看的圖。其實不管是哪一種 Infographic ,重點都在於表達而非好看。只要能清楚傳達資訊就夠了!此外,也有很多工具可以幫助你,像是 Canva 上有許多 Infographic 的模板。如果覺得模板的圖案太複雜會模糊焦點,也可以直接打開空白檔案後在左側 elements 的地方搜尋 Infographic,就能找到很多好用的圖表。所以不用擔心要從零開始製作,有很多工具可以幫助你!

💡Canva的小缺點是大部分字體都是英文字體,中文選擇相對很少。如果想用更針對臺灣的排版軟體,可以試試看vivipic。不過vivipic的模板大多針對電商,大家可以先衡量自己的需求後選擇要使用哪一個,也可以自己在 Canva 匯入字體哦!

網路資源 : 經驗是最實用的工具

最後一類小編想介紹的工具則是好用的網路資源。其實面對社團管理每個人多少都會遇到迷茫的時候,你遇過的問題一定也有其他人遇過,因此適時上網求助於網路資源,找到有相同經驗的人,一定能幫你減輕一點管理上的負擔。

除了直接上網搜尋之外,小編這邊也整理了一些曾經經營社團的人的經驗分享或教學文章直接給大家參考 :

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Luckerly 有許多社團相關文章!

以上五篇文章推薦給各位!最後一篇文章雖然和社團經營沒有這麼直接的關係,但內容中分享到的時間管理技巧,也是許多社團經營者會面臨的課題。

而如果要尋求與過去經驗相關的幫助,除了上網,其實更快速的方法是像上屆的學長姐或友社的朋友求助。網路資源只能給你針對大家的建議,但跟你參加同一個社團的人能夠很具體地了解你遇到的情形。如果找不到詢問的對象,也可以直接參考上一屆留下的社團評鑑,應該會有最完整的資料。

所以最重要的就是記得 : 你遇到的困擾,一定曾經也是別人的困擾。只要去搜尋或詢問,絕對可以獲得滿滿的經驗談。

💡讀書帳也是超好用的網路資源!有很多人會在自己的讀帳分享自己的社團經驗,大家不妨使用#搜群看看。這裡也有整理會分享高中經驗的帳號 : 高中生必追 IG 帳號!4 大帳號類型分享,助你輕鬆學習無負擔!

接幹這一年,不可或缺的 2 個心法

文章來到這邊,已經介紹完了你可能需要的工具以及溝通方法。最後一個你需要具備的,就是良好的心態。經營社團是一個長久的過程,唯有維持愉快健康的心態,才可能到最後一刻還懷有將社團經營好的熱情!接下來就讓小編來為大家介紹兩個必須時時謹記的重要心法 :

一定要犧牲其他事情?越忙的人越有時間

首先,很多同學在接幹後,都會認為勢必要在社團與課業之間做出取捨。但小編在這裡想告訴大家,盡量不要因為社團放棄自己的其他目標。這樣除了可能留下遺憾之外,如果把太多重心放在社團,也可能讓自己對經營結果的得失心更重,反而在經營時太急躁或苛刻,影響社團經營成果。

那要如何在經營好社團的同時兼顧其他自己想做的事情呢?小編想在這裡分享自己接幹時,老師說的一句話 :

越忙的人越有時間。

當時聽到這句話的我覺得它非常沒有邏輯。不過隨著我展開我的社長生活,同時還要兼顧課業與其他想做的事(例如經營 Podcast 頻道、參加獨立研究計畫、籌備語資班成發等),我開始發現,我為了完成所有想完成的事情,時間管理能力大幅進步,不只學會安排計畫,也不再浪費掉零碎時間。至此我才明白老師這句話的意思。

原來當你足夠忙碌,你便會出於責任感或是義務,自然而然地提升自己的時間管理能力,也因此你能運用的時間會變得比別人更多,也能完成比別人更多的事情。所以,不要在剛接幹時就因為認為自己會太忙而設限自己,大家可以多去挑戰想挑戰的事情。只是要記得在忙碌的過程中應該是要利用這個機會訓練自己時間管理,而不是因為很忙就找藉口放棄很多已經接下的工作。這樣不僅對自己的選擇很不負責任,也會造成他人的困擾。

💡這篇學測準備文章中有很多實用的時間管理方法也很適合套用在高二的社團經營!例如使用條列代辦事項取代僵化時間表、每日規劃覆盤等,大家可以參考看看 : 高三才準備學測來得及嗎?學測複習計畫分享!

我為什麼在這裡?回顧接幹時的初衷

最後,小編也想提醒大家,在遇到困難、感到疲憊或找不到經營方向的時候,想想看自己接幹時的初衷。社團經營到某個時間點的時候,相信很多人會開始覺得,這好像跟自己想像的不太一樣。不過如果覺得跟自己想像的不同,就回憶一下自己當時的想像,然後想辦法把你的社團生活,變成自己想像中的樣貌吧!

社團經營本來就沒有標準答案。小編雖然能跟大家分享我使用的工具和方法,但實際上根據性質、活動的不同,每個社團的差異相當大。再加上經營社團其實只是一年的時間,馬上就會交接給下一屆,也因此每屆之間也可能會有很大的不同。基於以上原因,小編想在最後告訴大家,面對社團經營,你雖然能參考他人經驗避免走冤路,卻不一定能從他人身上找到最佳解。你要做的是放膽去嘗試你的所有想像,讓他們有機會化為現實。

因此,多回顧一下自己接幹時的初衷吧!它們是你面對社團經營最好的依據與幫手!說不定透過回顧初衷,你能創造出屬於你自己的、更好的,更適用的經營管理方法。

結語

綜合兩篇文章,小編一共整理了八個社團管理方法 :

  1. 非暴力溝通 : 能運用在討論、開會等時候
  2. 三明治溝通法 : 運用在給建議或想要求社員修改某些東西的時候
  3. 序位效應的應用 : 讓對方對你想講的內容更印象深刻
  4. 使用資料管理工具,減少時間浪費
  5. 將資訊內容圖像化,讓資訊傳達與接收更順利輕鬆
  6. 善用網路資源與他人經驗
  7. 不犧牲其他目標,而是加強時間管理能力
  8. 以自己的初衷為依據,創造自己的經營社團方法

(前四點的更多說明可以去上篇文章看!)

希望這兩篇文章能給予各位同學一些經營社團的方向。最後,祝各位同學都能不再為社團經營所苦,度過快樂幸福的社團生活!

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