高中社團辦活動三大要點告訴你!活動企劃書要怎麼寫?事前要準備什麼?

Bucket list - event

高二當上社團幹部後想知道要如何辦活動嗎?不清楚活動企劃書要包含哪些內容嗎?還在疑惑辦活動之前要做哪些準備嗎?如果你有以上問題,筆者會在這篇文章裡為你解答,並列舉幾個在準備活動時需要注意的部分,再搭配範例讓你了解整個活動籌備的流程。

活動企劃書架構

為什麼需要寫活動企劃書呢?其實活動企劃書就好比一個活動的骨架,也就是最初步要擬定的流程架構。同時,活動企劃書也是社團跟學校、家長之間溝通交流最好的媒介,透過文字及表格方式呈現,可以讓學校和家長快速了解這個活動的核心價值跟辦理流程,也比較放心讓同學去參與。

接下來筆者會列出活動企劃書的基本架構並搭配範例讓你了解各段落較好的呈現方式。

活動目的/目標/對象

在這一部分中,你可以闡述為何想舉辦這場活動、舉辦給誰參與、希望透過這場活動達到什麼目的。例如要舉辦迎新活動時就可以這樣寫:「希望藉由此次活動,讓學弟妹認識這個社團以及在剛進入社團時有一次交流的機會,藉此增進同屆和學長姐之間的友誼。除了能夠相互認識外,也透過闖關活動的參與讓大家展現自我和學習團隊合作以及溝通能力。」

活動時間/地點/交通方式

這一部分會因為活動舉辦時間長短而決定它的詳細程度。假如舉辦三天二夜的活動內容就可以用下面的方式呈現。

時間:2023/09/09(日)~2022/09/11(二),共三天

地點:通常要寫出景點、住宿地點名稱+地址

交通方式:這一部分通常需要社團幹部們共同討論,依照距離遠近、價格也會有不同方案,通常需要準備至少兩種方案。內容可能會涵蓋:集合時間、每一天的交通方式(例如景點到飯店)、票價、乘車時間等等。

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交通方式參考範例

活動流程

活動流程最好的方式就是透過表格呈現。詳細的列出整個活動的時間、地點、交通、每段時間要做什麼事。

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用表格呈現會更易讀!

活動內容與進行方式

這裡是整個行程核心重點的部分,需要詳細地寫出每個活動的內容與進行流程。以三天二夜的活動內容來說,可以用「天」來做分段並用表格呈現:活動名稱、時間、負責人、進行方式、預期成果、準備物品。

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筆者自己小隊規劃的活動,並用表格呈現整個遊戲的流程內容

⭐️小提醒:「活動流程」跟「活動內容與方式」不同之處在於,前者是囊括整個活動所有的流程去寫詳細的進行方式(類似時間軸的感覺),而後者著重在活動內容本身的描述(例如迎新活動-舞動接龍,這個遊戲在玩什麼、如何進行)。

活動工作分配表

這一部分是需要所有幹部一起討論的,筆者與其他幹部討論時通常會列表格並包含以下幾點:

  • 職稱/項目:通常有總副召、住宿組、交通組、膳食組、保險組、活動組、財務組、美宣組
  • 負責人名單
  • 工作內容

活動工作分配表示非常重要的一環,若工作分配清楚得宜,可以大大增加活動準備的效率喔!

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工作分配表同樣用表格呈現,清楚的工作分配大大提升準備效率!

經費概算

在這一部分同樣也是採用表格形式作呈現並包含:

  • 支出項目:通常包含交通、住宿、膳食、保險、額外器材
  • 金額概算
  • 備註:可能會列出備案、詳細補充的部分
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經費概算參考範例

相關單位/主辦、協辦單位及聯絡方式

在活動企劃書的最後一部份,通常會用此段落做結尾,讓閱讀這份企劃書的人知道參與此次活動的主要單位有誰、有事情該找誰聯絡。

⭐️小補充:筆者習慣最後把此份活動企劃書所涵蓋的架構製作成目錄,作為除封面外的第一頁,方便讀者在細看之前先瀏覽知悉主要架構。

事前社課活動

高二在當社團幹部時,每次辦活動前一到三次的社課,幹部們都會輪流準備跟接下來所要舉辦的活動有關的簡報、學習單、遊戲等課程。我們會利用這種「 事前社課 」,讓社員提前知道當天活動內容跟大致的流程。有時我們也會製作需要團體討論的學習單,讓社員可以在活動前就先分組並熟悉彼此,活動當天也可以比較快活絡氣氛,更專注參與活動。

筆者在透過下面兩個舉例,講述我們社團當初是如何準備是去社課的:

當初在舉辦寫信馬拉松活動前,我製作了一份簡報,裡面談到這個計畫的緣起、為什麼要參與這樣的活動、活動將如何進行、今年的10位需聲援者是誰等等。

當初在舉辦偏鄉國小營隊前,在社課上有幹部設計了一份學習單,讓社員能夠分小組討論再帶偏鄉小朋友做活動時,有哪些主題跟遊戲適合、要如何進行、工作分配與事前準備等等。

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透過上社課時小組討論學習單,目的在於促進社員之間的互動以及達到社員參與辦活動目的

事前場勘

事前場勘非常重要!上述所提到的活動企劃書、事前社課活動都僅是在書面以及學校中安排活動,但有一些需要納入考慮的事情,卻是要等到實際場地勘查過後才會知道的。例如「實際交通的易達性」,有些地點儘管周遭有大眾運輸工具,但或許還需要加上步行才能真正抵達活動地點,因此幹部們若實際走過,就可以將實際步行需要的時間做一個估算,周遭交通環境等等也納入考量。又或者可以透過事前場勘,提前規劃場地要如何使用,像是筆者社團當初選擇在大安森林公園辦活動,我們就會先去看不同闖關活動要在什麼位子,全程的動線要如何安排才會順等等的問題。

幹部之間合作的重要性

在辦活動的時候,有許多部分是需要幹部之間一起討論的,尤其是工作分配的部分。若一開始工作分配不清楚,可能會在接下來執行期間,造成事前準備進度延遲或是有的幹部負擔太重的狀況。筆者社團當初在一開始辦活動時,也因為工作分配不清楚,活動企劃書製作太慢,造成跑場單、發家長同意書等等的後續流程延遲進行,最後導致活動延期舉行。也是那個時候開始,幹部們意識到工作分配與幹部合作的重要性。工作分配清楚後,不僅可以培養幹部之間的默契跟溝通合作能力,也可以提升活動準備效率!

Bucket list - hannah busing Zyx1bK9mqmA unsplash 2

結論

當上社團幹部後,意味著責任變大了,要處理跟負責的事也變多了。若你是身為活動負責人的角色,撰寫活動企劃書將會成為你不可獲缺的能力,除此之外與幹部們建立默契、事前準備能力都將會在一次次辦活動中學習與培養起來。社團是每個高中生共同的回憶,要讓這段時間變得精彩就需要社團幹部們共同努力,筆者現在回想起高二當幹部的時光,仍覺得非常充實而且成長很多!Practice makes perfect ! 讓我們一起為高中社團時光留下美好的記憶吧!

Bucket list - jon tyson P2aOvMMUJnY unsplash
讓我們一起為高中社團時光留下美好的記憶吧!

最後的最後,再讓我們複習一次如何撰寫活動企劃書以及辦活動的準備流程吧:

活動企劃書:

  • 活動目的/目標/對象
  • 活動時間/地點/交通方式
  • 活動流程
  • 活動內容與進行方式
  • 活動工作分配表
  • 經費概算
  • 相關單位/主辦、協辦單位及聯絡方式

事前社課準備:

  • 實際走訪活動舉辦地點,事前了解當地環境
  • 實際規劃當天活動流程、場地要如何使用
  • 利用事前社課用簡報、學習單讓社員對活動有初步概念

幹部之間合作的重要性:

  • 培養幹部之間默契促進合作
  • 大大提升活動準備效率

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