又到鳳凰花開之際!教你如何辦好一場師生歡聚的謝師宴

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畢業季又再次到來,如果同學們想在離別之際再為青春留下一筆寶貴回憶,謝師宴多半是同學們的好選擇。但要辦好一場謝師宴其實並非易事,從預算界定、流程規劃與細節確認、宴前通知到宴後善後都可謂充滿著眉角。就讓筆者藉由此文帶大家認識一場圓滿的謝師宴應如何舉辦吧!

預算界定

一場活動的舉辦,預算可說是最關鍵的一環!怎麼界定預算才能精準達到活動需求,又不讓同學們金錢負擔過大呢?

最重要的絕對是先處理好預算的界定,預算規劃上筆者簡單分成以下步驟:

  1. 謝師宴需要的餐廳、禮物在重要性上各佔多少?
  2. 參與同學有多少人可以一起負擔預算?
  3. 事先將所有可能的花費整理成一張表格給所有同學參考

考量到身為學生的我們其實沒有那麼多金錢可以使用,因此事先想好到底是餐廳要吃好一點,還是禮物要買貴重一點,當遇到預算不足的狀況時可以快速做出對應。

將老師的餐點、禮物及其他雜費金額相加分攤後,筆者會建議最好每個同學不要負擔超過 1000 塊,因為同學們還要負擔自己吃的東西,為了避免讓同學破費,事先計算好有多少同學可以分攤非常重要。

至於預算界定的實際操作,以筆者自身為例。當初舉辦謝師宴時是透過同學一一提出預算範圍,最後再將這些範圍作為選項,再以投票表決。訂定出一個適合自己班級的預算。

最後,筆者建議主辦同學可以將預算做成一個 excel 表格,讓同學們可以清楚地知道自己的錢會被如何使用,以免同學們因為金錢糾紛傷到感情,而主辦同學也能透過製作表格讓金錢規劃更加清楚!

流程規劃與細節確認

在流程規劃的部分,日期是最關鍵的重點。謝師宴通常會在畢業典禮的前後舉辦,而一個老師在畢業典禮當天通常會收到多個班級的邀約,因此,必須先將日期訂定,並避免與其他班級撞期為優。

除了日期外,必須注意的點還有預留時間。餐廳訂位通常會有保留時間,但還是應注意避免集合時間超時過長,進而影響到流程的進行及宴前的安排。

細節的部分,可以主要分為餐點、環境及時間等三個部分。

首先是餐點,必須提前確認與會者是否有素食的需要,以及是否有食物過敏等?

再來是環境,針對餐廳的環境是否可以進行活動、是否可以大聲交談可能需要向餐廳先行確認?以免屆時應違反餐廳規定而影響了聚會情緒。

最後便是時間,若有需要提前離開的與會者,可能需要提前確認。從而安排團照或是散會的時間。

宴前通知

當前置作業大致告一段落後,便是宴前邀請的部分了。那麼宴前通知要思考那些細節才算做的到位呢?

  1. 宴前通知會不會造成新一筆的預算負荷,是否需要以電子檔形式減少成本?
  2. 邀請函遞送 deadline 要訂在什麼時候?(太早遞送可能會造成老師忘記、但若太晚遞送則可能有延誤造成活動無法進行。)
  3. 是否訂定活動須知,說明場合的注意事項及穿著規定等?

筆者認為上述問題並無既定答案,而是需依照自己的預算及其他條件綜合考量。但宴會的前一日及當天最好再次傳遞通知。避免有人不清楚宴會的時間地點,影響流程進行。

學習歷程 - 宴前通知
宴前通知舉例說明 ( 圖片來源:筆者自行繪製 )

宴後善後

開心的結束了謝師宴後,記得確認散場的細節。付款方式、團照拍攝形式等都是需要特別注意的點。同時,若有飲酒,則須確認同學是否平安到家,若因飲酒而意識不清,最好安排幾個同學關照,或是通知學生家長協助接回。

善後的部分也包含環境,若因團康活動或其他環節而造成了環境的髒亂,務必記得需將其復原。歡聚的同時,務必記得要維持自己學校在外面的觀感,盡量減輕老師們在校外的負擔。

結語

謝師宴,是為了替一個階段的學生生涯,畫下圓滿句點。因此,倘若籌畫的同學將一些細節格外注意,便能讓這場美好回憶更加無瑕地留下。

祝大家畢業快樂。

大學 謝師宴 畢業 高中生活

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