想要累積自己的歷程、學習經驗，卻發現找不到適合自己的活動可以參加嗎？既然沒有現成的活動可以參與，那為什麼不考慮自己辦一個適合自己的活動呢？這篇文章主要簡單跟大家分享舉辦活動前所需要考慮、計畫的部分，以及一份完整的企劃書該如何撰寫，如果你想自己主辦活動，或是申請經費都可以派上用場喔！
企劃書的主要功能
企劃書的存在，最主要是幫助企劃者陳述創造性的活動籌備並且報告其執行方式與預期成效。企劃者可以透過企劃書說服他人或業主接受自己提案的方式之一，讓大家知道這個想法是具有真實性及可行度的方案。
針對「問題」或想達成的「目標」，提出對策、執行步驟，再加上成果評估，就是完整的企劃書。
引文來源：企劃書，落實目標！
企劃者應該具備的 3 個能力
想要做出一份好的企劃案，企劃者(團隊)必須具備以下三個能力，分別是創新力、想像力及執行力。
若是一個墨守成規不具創新力及想像力的企劃者，是沒辦法激盪出更好的企劃案而使活動產生的效益更高。不過有創新力及想像力並不夠，依舊需要回歸現實，使用符合自身狀況的方案才不會像在做白日夢一樣，只能想卻做不到。
不要把簡單事情複雜講，善用圖表取代長篇文字
整份企劃書只需要使用簡明易懂的文字敘述即可，不必使用華麗的詞藻裝飾，最主要的是表達邏輯的清楚及條理清晰，讓閱讀者能夠一下子就看懂、明白自己所想要表達的東西是最重要的。而想要讓閱讀者一眼就明白最好的方式就是條列式及善用表格及圖表，取代掉一大段的文字敘述。
籌備活動要點
活動前
再活動規劃前期，應該考量活動舉辦的目的、需要哪些資源？場地、人力跟時間的分配？（ 附圖有圖表可以給大家參考，自己是否已經都準備好 )
活動發想
需要先思考清楚自己活動的定位，是為了什麼而辦？是為了誰而辦？希望創造什麼效益？該怎麼呈現？等等的問題，都要先釐清、確認後才不會辦理到最後背離初心或是迷失方向。
時間及場地規畫
活動的主要定位確認後，下一步需要思考活動要舉辦在什麼時間點比較合適，例如要辦在周休二日或避開段考前兩個禮拜等等，使用預期參與率會比較高的時間點下去舉辦活動可以達到較高的活動效益及參與率。
確定好大概的時間方向後，可以先連絡協辦單位或是講師等等需要配合活動的人員，確認彼此雙方的時間，敲定一個準確的活動日期。
⚠️活動時間的部份需要同時討論另一個備案日期，如果原先敲定的日期臨時無法舉行還有備案可以使用。
工作分配
每個工作人員在活動的前、中、後所負責的工作可能不同，需要確實分工，安排適合的人員在適合的位子，並且適當調整工作的分量，才不會導致有人太閒卻有人忙不過來的問題，並且不會到當天手忙腳亂不知道誰該負責什麼事情。
事前準備
活動定位確認後就要開始著手計畫的部分，這是一個將想像變成現實的具體的計劃，例如活動的備案是什麼、活動所需要的資料準備、場佈及器材的租借等等的具體事項需要先規劃出來，而這也是整場活動中最重要的環節。
活動流程
活動時間及地點確認後，可以先預想當天實際情況，必須預留彈性時間，切勿將時間排得太緊湊而導致當天時間延誤的問題。且要明訂事前準備及場地復原的時間，包含工作人員就位的時間，才不會當天陷入找不到工作人員的窘境。
活動中
活動進行時，必須按照當初規劃的人員工作分配進行分工合作，最主要需要做到時間控管以及危機處理的部分，讓活動順利開始、圓滿落幕。
⚠️ 活動順利完美落幕是最重要的事情！
活動後
活動結束後，招集所有工作人員進行活動的檢討會議，審視活動前中後有無任何可以調整、改進的地方，例如器材架設位子、活動場地的動線等等，可以記錄下來後傳承給下一屆接任活動的學弟妹，讓他們不會重蹈覆轍而且也可以讓自己往後辦活動時多留意以前曾經疏失過的小地方。
⚠️ 檢討及改善使活動企劃經驗達到更高效益！
企劃書內容撰寫
企劃書應該包含的 4 個元素
- 封面：標題主旨明確，並含有企劃者或企劃單位名稱。
- 目錄：標示企劃書內容每個標題的順序及對應的頁碼。
- 頁碼：目錄為第一頁，接續排列下去至最後。
- 項目編號：每個形式的數字有一定順序，不可隨意使用或交互使用。
⚠️項目編號順序：一、/ (一) / 1. / (1) / a. / (a)
活動大綱
內文須包含活動主題、活動目的、活動內容、活動時間、活動對象、活動地點、指導單位(主辦、承辦、協辦、贊助……)等等基本活動資訊。
活動辦法(詳案)
所有關於活動內容的細項如實施方式、宣傳方式、事前準備(需要聯絡或準備什麼人事物)、所需設備(來源)、細項(相關規定、注意事項)等等，皆在這個項目之中所需要交代清楚。
活動流程
這個部分通常會使用表格來呈現時間分配的規劃，最重要的是要考量到活動換場、承接、順序、走向等等，保留一些彈性時間。
人員工作分配
這部分也習慣使用表格呈現並且活動前、中、後每個人負責的項目可能不同，可以另外分別寫出其對應的職務及處理事項。
經費
明確寫出所需的支出項目，並記錄收入來源如經費等等，若有需要公開收費要標示明確且公正。
⚠️ 需要注意校外活動的保險費為隱藏支出，需要特別注意。
預期困難及解決方針
預先設想活動當天會出現什麼狀況以及其解決的方式或程序，例如最基本的就是雨天備案，假設當天下雨的話活動要延期或是改地點舉行，或是參加人員受傷該如何處理等等。
附件
最後一個部分是附件，所有須對外發放的資料(如通知單、同意書、宣傳單等等)，皆需要先附註在企劃書中，待校方確認後才可執行發布的動作。並且需要在左上角標註附件一、附件二……，以供備查，並記錄於目錄頁中。
結論
想要自己辦理活動前需要先考慮、計畫許多事情，這些問題的詳細度及確實性會反應在活動成效上，所以絕對不可以馬虎或是隨便帶過。除了企劃本身確實規劃外，所有團隊人員必須分工合作，才能讓整場活動的效益達到最高。
在求學過程中能夠有機會學習撰寫企劃書是很幸運的事情，小編在高二這年自己撰寫超過五份企劃、承辦協辦數十場校內外的活動，這些經驗的累積讓小編自己對於辦理活動越來越順手，相信大家越練習會越熟練企劃書的撰寫模式的！大家加油🤩