《政經系列文》社團幹部怎麼當?從外交決策模式來學社團管理

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提出「修昔底德陷阱」的國際關係學大師格雷厄姆·艾利森(Graham Allison)在其經典著作《決策的本質:還原古巴導彈危機的真相》(Essence of Decision: Explaining the Cuban Missile Crisis)中,提出了理性政策模式(Rational Policy Model)、組織程序模式(Organizational Procedure Model)、官僚議價模式(Bureaucratic Bargaining Model)等三種外交決策模式。

艾利森利用這三種模式來分析古巴飛彈危機,並提供了解釋國際衝突決策過程的不同視角。此後,此三種模型被廣泛運用。在本文中,筆者將會連同「危機決策」(Crisis Decision-Making)一同用來說明外交決策模式可以如何運用在社團管理。

理性政策模式(Rational Policy Model)

在理性決策模式中,決策的目標是最大化國家利益,根據成本效益分析選擇最優解決方案,以下為理性決策模式的模型。決策者會先界定外在情勢、從而選定目標、尋找所有可能的方案,最後決定或行動必要的方案

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理性決策模式的模型(圖片來源:筆者自行繪製/模型參考: 過子庸《國際關係概論》)

那麼,理性決策模式該怎麼運用在社團管理呢?筆者將以校刊社作為模擬對象,套用理性政策模式的模型。

首先,目前的外在情勢是社團人力不足、缺乏資源,急需能見度。那麼此時,決策者(社長及社團管理團隊)會開始討論、選定目標。在討論後,決定發放100份的社團文宣、社團評鑑獲得前5,社團帳號的社群人數達到500人(盡量訂定明確的、量化的目標)。

完成目標的訂定,決策者將會開始尋找所有可能的方案,為了達成上述三個重大的社團目標,決策者可能規畫了申請跑班宣傳、參加校外競賽、籌備全校活動、跟進新式的行銷手法、跟進時下趨勢的技術或手段以創造社團新局。

最後,決策者將會決定或行動必要的方案。在這階段,決策者將會開始運用資源、動員社團內所有能量以進行跑班式的文宣發放、全校性文學獎的舉辦或是以新題材週更社團影片以解決最出外在情勢評估的問題

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理性決策模式應用於社團管理(圖片來源:筆者自行繪製/模型參考: 過子庸《國際關係概論》)

組織程序模式(Organizational Procedure Model)

此模型認為,國家的外交決策往往受制於既有的官僚機構結構及標準作業程序。這一觀點反映了組織行為學的概念,強調組織內部的流程及層級對決策的影響。簡單來說,組織程序模式很重視標準作業程序(Standard Operating Procedure,SOP)的實施

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組織程序模式的模型(圖片來源:筆者自行繪製/模型參考: 過子庸《國際關係概論》)

那麼,組織程序模式該怎麼運用在社團管理呢?筆者將以社團中美宣組、活動組以及公關組的競合作為模擬對象,套用組織程序模式的模型。

在組織程序的模式中,美宣組、活動組以及公關組依照既有的SOP訂定出各組的社團總目標。而作為社團的領導人——社長,則必須既各組提供的資訊與既有的社團現況進行分析,並做出社團總體性的決策。

在分析後,決策者將會訂定社團的整體策略。社團的核心定位、主軸應該是如何?哪一個部分的項目應該是社團經費優先支持的?哪些是可以暫緩、甚至捨棄的?社團未來的短、中、長期目標又該為何?這些都是一個社團的最高決策者(社長)應該想到的。所謂決策,就是決定哪些要、哪些不要;哪些先、哪些後。

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組織程序模式應用於社團管理(圖片來源:筆者自行繪製/模型參考: 過子庸《國際關係概論》)

官僚議價模式(Bureaucratic Bargaining Model)

這一模型強調在外交決策中,各利益團體、部門及個人在權力和權威的競爭中發揮作用。此模型承認,決策過程本質上是政治的,受到個人利益和組織利益之間的衝突影響。

簡單來說,就是在決策過程中會有多個決策者。不同決策者背後所乘載的是其立場的觀念與利益。在相互競爭與協商後,彼此討論出一個或許不完全滿意,但彼此皆能皆受的決策

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官僚議價模式的模型(圖片來源:筆者自行繪製/模型參考: 過子庸《國際關係概論》)

那麼,官僚議價模式該怎麼運用在社團管理呢?筆者將以社團中美宣組、活動組、學術組以及公關組的競合作為模擬對象,套用官僚議價模式的模型。

首先,一個團體中,具有多個(美宣組長、活動組長、公關組長、學術組長)決策者。彼此背後分別代表著美宣優先的策略、活動優先的策略、公關優先的策略、學術優先的策略。

彼此在決策的過程中會互相維護自己所代表的立場。在決策過程中,好處是可以充分看到彼此的、多方的觀點,但壞處是容易出現「坐什麼位子說什麼話」(Where you stand depends on where you sit.)的現象

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官僚議價模式應用於社團管理(圖片來源:筆者自行繪製/模型參考: 過子庸《國際關係概論》)

「危機決策」(Crisis Decision-Making)

危機決策是指在面臨突發重大事件或威脅時,決策者必須迅速而有效地作出反應以解決問題的過程。相較於以上三種決策模型,「危機決策」的時間較短,通常是運用在特別緊急、對團隊具有低可接收資訊、高風險威脅等情況。

危機決策的本質是以「危機決策小組」(由與事件相關、具有特定專業的專家所組成),決策小組必須以最快的速度做出回應,而且通常決策非程序化,會與平時模式不同

接著將理論套用在社團管理上,筆者將假設現在社團正遭遇高度的公關危機,倘若不好好處理。團隊將會陷入巨大的解散威脅。

領導者通常在緊急決策時,會迅速召集有關幹部與社員,並共同商討出現在可行的方案。委託公關組處理對外關係、請美宣組完成緊急聲明、請學術組擬定應急策略等。

- 界定外在情勢
危機決策的模型(圖片來源:筆者自行繪製/模型參考: 過子庸《國際關係概論》)

結語:沒有最好的模型,只有最懂得應用的決策者

不同模型間,沒有所謂「最好的」外交決策模型。通常是決策者依照不同的情境,將社團現狀套用至該情境最適合的模型,以有效率、有意義的完成整體決策。文章最後,筆者再簡要得分析不同模型的特點:

  1. 理性政策模式:決策者會先界定外在情勢、從而選定目標、尋找所有可能的方案,最後決定或行動必要的方案。
  2. 組織程序模式:重視標準作業程序(Standard Operating Procedure,SOP)的實施。
  3. 官僚議價模式:決策的過程中會互相維護自己所代表的立場。在決策過程中,好處是可以充分看到彼此的、多方的觀點,但壞處是容易出現「坐什麼位子說什麼話」(Where you stand depends on where you sit.)的現象
  4. 危機決策:以「危機決策小組」(由與事件相關、具有特定專業的專家所組成),決策小組必須以最快的速度做出回應,而且通常決策非程序化,會與平時模式不同。

一個優秀的決策者應不斷學習,探索最適合自己的管理方式。筆者在這裡祝福越讀到這裡的你,體驗到很棒的幹部經驗,在社團管理與決策中,不斷學習與提升自己。

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